Toplantı Alanlarını Etkin Planlama ve Yönetme İpuçları ve Araçları

Toplantı Alanlarını Etkin Planlama ve Yönetme İpuçları ve Araçları

Bugün, birçok kuruluş açık ofis ortamını tercih ediyor - ofis hiyerarşilerini yıkmak ve işbirliğini teşvik etmek için duvarları ve kabinleri yok ediyor. Sorun şu ki, insanlar hala zaman zaman mahremiyete ihtiyaç duyuyor. Bir kabinde özel bir telefon görüşmesi yapabilmenize rağmen, şimdi bir telefon kulübesi, küçük bir toplantı alanı veya konferans odası bulmanız gerekiyor. Ve birçok kuruluş bu artan talebi karşılamak için ayrılan yeterli toplantı odasına sahip değil.

Mahremiyet premium olduğunda, zamanlama kritik hale gelir. Ancak, çoğu kuruluş toplantı odası takvimlerini etkili bir şekilde yönetemiyor. Kimse bir konferans salonu bulamaz, ancak bir sonraki saat için ayrılmış boş bir oturma yeri vardır. Toplantı iptal edildiyse, takvimde iptal edilir ve odayı kullanılabilir hale getirir mi?

Teknolojik olarak, bu sorunu çözmek için yapabileceğimiz birkaç şey var. Biz bağlayabiliriz konferans platformu Takvime ekleyin ve planlanan sürenin 10 dakikası içinde başlamayan bir toplantıyı otomatik olarak iptal edin. İnsanların toplantıya katılmak için odaya girip girmediğini görmek için hareket sensörleri ekleyebilir ve biri varsa iptal edilmeyeceğinden emin olabiliriz.

Toplantıdaki katılımcı sayısını belirleyebilecek kameralar var. Bu sadece zamanlama ve bakım işlemlerinde yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda oda kullanımı hakkında faydalı meta veriler sağlayabilir. Rahi Sistemleri Ekip ayrıca toplantıların zamanında başlayıp başlamamasını, tahsis edilen tam zaman süresinin devam etmesini vb.

Daha sonra takvime geri dönebilir ve sorunlu alanları tespit edebiliriz. Sonsuza dek haftalık bir toplantının yapıldığı ve bu toplantının “sahip olduğu” çalışanın artık şirket için çalışmadığı durumları gördük. Takvime mantık ekleyebiliriz, böylece bu tür şeyler olmaz.

Şimdi, iptal etmek istemediğiniz belirli toplantılar var. CEO 10 dakika gecikecekse, toplantı zamanı henüz başlamadığından konferans odası rezervasyonunu kaldırmak istemezsiniz. Aynı şekilde, bazı şirketler yönetici ofislerini yardımcı konferans odaları olarak kullanmaktadır. CEO şehir dışındaysa, takvim bu ofisi bir toplantı için uygun olarak gösterebilir. CEO'nun yöneticisi odanın “sahibi” olarak kurulabilir ve otomatik ayarları gerektiği gibi geçersiz kılabilir.

Ofisi olan birinin yoğun bir toplantı sayısı varsa, kurulmayı düşünebilirsiniz. ses ve video yetenekleri onların alanında. Ofislerinde küçük toplantılar yapabilir ve konferans salonlarına yönelik taleplerin bir kısmını azaltabilirler.

Bunlar, Rahi Systems'in Ses ve Video ekibinin bu sorunları çözmek için kullandığı tekniğin sadece bir kısmı. Mevcut toplantı odalarınız talepleri karşılamıyorsa, bizimle iletişime geçin veya bu ayın web semineri için bize katılın Sahip olduğunuz alanın işlevselliğini en üst düzeye çıkarmanın yollarını tartışırken. Yeni bir tesise taşınmayı planlıyorsanız, sizi sürecin başlarında devreye sokmanızı ve Ağustos 28.

Justin Lloyd

Justin Lloyd hakkında

Rahi'nin A / V ekibi Servis Dağıtım Yöneticisi olarak Justin, başarılı projenin tamamlanması için doğru kaynakların tahsis edilmesini sağlamak için stratejik üst düzey planlama sağlar. Rahi'ye katılmadan önce, ticari emlak inşaat danışmanı olarak çalıştı ve taşınma yönetimi hizmetleri verdi. Bu, alanın müşteri kullanımının ayrıntılı bir şekilde anlaşılmasını ve artan bir işgücünün teknoloji ve toplantı alanlarını kullanmada karşılaştığı zorluklarla sonuçlandı. Endüstri hakkında iyi bir anlayışa sahip olan Justin, A / V'yi sıfırdan öğrendi ve çeşitli ortamlarla ve bugünün kullanıcılarının görsel ve işitsel zorluklarıyla konuşabiliyor.

Yorum bırak